La facturation électronique des entreprises

Depuis plusieurs années, la loi permet aux entreprises d’émettre des factures électroniques sous certaines conditions, au lieu de passer par le format papier. Dans certains cas, l’émission de la facture par voie électronique est même une obligation.

L’option de facturation électronique

Entre professionnels, il est possible d’émettre des factures électroniques si le destinataire de la facture est d’accord ; il peut en effet exiger que ses fournisseurs ou prestataires lui envoient des factures de papier.

Pour être considérée comme électronique, la facture doit être électroniquement émise (par exemple sous format PDF) et reçue (par exemple par e-mail) ; ainsi, l’image scannée d’une facture émise sous format papier n’est pas considérée comme électronique, en raison du format papier d’origine de la facture.

Par ailleurs, en raison du risque de fraude à la TVA, l’émetteur de la facture, en cas de contrôle fiscal, doit pouvoir démontrer l’authenticité de l’origine de la facture et l’intégrité de son contenu, pour exclure l’existence de toute modification ou falsification de la facture ; le lien doit pouvoir être fait entre la facture électronique et la livraison de biens ou prestation de services sur lesquelles elle porte.

L’obligation de facturation électronique

Dans les relations entre fournisseurs ou prestataires de services et organismes publics (État, collectivités territoriales et établissements publics), l’usage de la facture électronique est obligatoire pour toutes les entreprises : petites, moyennes ou grandes.

Les factures émises doivent être transmises sur la plate-forme en ligne (gratuite) Chorus Pro, qui consiste en un portail de facturation mis par l’État à la disposition des utilisateurs. Les fournisseurs ou prestataires de services se connectent ainsi à la plate-forme pour le dépôt, la transmission et la réception de leurs factures électroniques.

L’utilisation du portail est obligatoire : si une facture est transmise en utilisant un autre mode de transmission, l’organisme public destinataire la rejette, après avoir informé l’émetteur de la facture de l’obligation d’utiliser le portail Chorus Pro et l’avoir invité à se conformer à cette obligation.

Mentions obligatoires

Comme les factures sous format papier, les factures électroniques doivent obligatoirement comporter certaines mentions, à savoir :

1. Le numéro de la facture, qui doit reposer sur une séquence chronologique et continue, même si des séries distinctes de numérotation peuvent être établies si les conditions d’exercice de l’activité de l’émetteur de la facture le justifient.
2. La date d’émission de la facture.
3. Le nom des parties, leur adresse et leur adresse de facturation si elle est différente.
4. Le numéro de TVA intracommunautaire des parties.
5. La date de la vente ou de la prestation de services, la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus, ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
6. Le montant de la TVA à payer et, par taux d’imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;
7. La date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (de 40 €) due au créancier en cas de retard de paiement.
8. Le numéro du bon de commande, lorsqu’il a été préalablement établi par le destinataire de la facture.

Ces mentions doivent aussi figurer sur les factures destinées aux organismes publics, avec en outre l’indication du code d’identification du service chargé du paiement.

Erreurs de mentions sur la facture

Certaines entreprises ont pour habitude de rejeter le paiement de factures au motif qu’elles ne comportent pas certaines informations dites « données métier », comme un numéro de commande, un numéro de bon de livraison, un numéro de ligne dans une commande, un code service ou un nom de service, ou au motif qu’une erreur a été commise sur la mention d’une de ces informations.

Cette pratique oblige le fournisseur ou prestataire de services dont la facture a ainsi été rejetée à émettre une nouvelle facture, ce qui crée une nouvelle date d’échéance et retarde artificiellement le point de départ du délai de paiement. Une telle pratique peut être frauduleuse si elle permet à l’entreprise qui a rejeté la facture de dépasser les délais de paiement maximum fixés par le Code de commerce, en retardant abusivement le point de départ du délai de paiement.

Les entreprises peuvent recourir entre elles à la facture sous format électronique, dès lors que l’entreprise destinataire de la facture accepte ce format. Les règles de validité applicables aux factures sous format papier s’appliquent aussi aux factures électroniques. Ces règles s’appliquent aussi aux factures électroniques que la loi impose dans les relations avec les organismes publics.